Проставлення апостиля в органах державної реєстрації актів цивільного стану: перелік документів та особи, які їх можуть подавати, вартість послуги та строки її надання

Реєстраційна служба 14.12.2023 Версія для друку

З початком повномасштабної війни в Україні мільйони українців змушені були покинути свої домівки та виїхати за кордон. Багато з них згодом прийняли рішення залишитися в країнах, що дали їм прихисток та надію відновити своє понівечене війною життя.

У зв’язку з цим до органів державної реєстрації актів цивільного стану, як до уповноважених на проставлення апостиля установ, в рази збільшилася кількість звернень з питання його проставлення на офіційних документах, що видаються цими органами, нотаріусами та судами.

Що ж таке апостиль та навіщо його проставляти на офіційні документи?

Апостиль — спеціальний штамп, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток та проставляється на українських документах, які будуть використовуватись за кордоном в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

Тут ви можете знайти перелік країн, що визнають апостиль: https://bit.ly/3FzMheu

Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
заяву від особи, яка подає документи.

Вартість послуги – 51,00 грн. за один документ. Подати заяву про проставлення може будь-яка особа за умови пред’явлення паспорта.

Апостиль проставляється Міністерством юстиції України протягом 2-х робочих днів, починаючи з наступного за днем подачі заяви.

Апостиль обов’язково проставляється на:

- на документах, які виходять від органів судової влади України;

- на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

- на адміністративних документах;

- на документах про освіту та вчені звання;

- на документах, оформлених державними та приватними нотаріусами;

- на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу (у такому разі окремий аркуш підшивається червоною або білою ниткою до документа та засвідчується підписом та печаткою).

Апостиль не проставляється на:

• оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;

• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

Проте, такі документи можуть бути прийняті для апостилювання у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

НЕ апостилюють оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР.

У проставленні апостиля на документі може бути відмовлено у випадку, якщо:

- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

- не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;

- документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;

- текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

- документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

- у документі є незастережені виправлення або дописки;

- до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

- компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Читайте також