Якщо оригінал документа про державну реєстрацію акту цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, повторна видача свідоцтв та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану, а також дипломатичними представництвами та консульськими установами України незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Якщо особа, яка має право на повторне отримання документів, не може самостійно звернутися до відділу державної реєстрації акту цивільного стану, свідоцтва та витяги про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись представнику такої особи.

Представництво - це правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов'язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє (ч.1 ст. 237 Цивільного кодексу України).

Представництво може бути за законом (обов'язкове представництво) та за довіреністю (добровільне представництво).

Представництво за законом - це представництво особи, яке виникає відповідно до норм закону (ст. 242 Цивільного кодексу України), а саме:

1. представництво батьками (усиновлювачами) своїх малолітніх та неповнолітніх дітей;
2. представництво опікуном малолітньої особи та фізичної особи, визнаної недієздатною.

Добровільне представництво виникає на підставі довіреності. Довіреність - це письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (ч.1 ст. 244 Цивільного кодексу України). Довіреність адресована третім особам і засвідчує повноваження представника перед третіми особами. Довіреність може бути видана на ім'я однієї особи або декількох осіб. Як особа, яку представляють, може виступати одна або декілька осіб.

Зміст довіреності визначається межами правоздатності особи, яку представляють. Тобто, для отримання повторних документів про державну реєстрацію актів цивільного стану за довіреністю, довіреність має надаватися тією особою, яка сама має право на отримання такого документу.

Строк довіреності встановлюється у довіреності. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (ст. 247 Цивільного кодексу України).

Довіреність на отримання повторних документів про державну реєстрацію актів цивільного стану має бути посвідчена відповідно до Закону України «Про нотаріат».

Отже, повноваження представника підтверджуються довіреністю або, якщо мова йде про представництво за законом, документами, що підтверджують родинні стосунки.

Представником може також виступати адвокат, який діє на підставі договору про надання правової допомоги, за умови пред’явлення документа, що посвідчує його повноваження, відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».

Звертаємо увагу, що право на отримання різних видів документів про державну реєстрацію актів цивільного стану має різне коло осіб.

Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію акту цивільного стану здійснюється за заявою особи, щодо якої складено запис, батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників, представника закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, органу опіки та піклування. Свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану видаються представникам зазначених установ за довіреністю установи та при пред'явленні документів, що посвідчують їх особу.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються.

Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, а також дітям, у тому числі й усиновленим, та їх законним представникам, близьким родичам померлого (братам і сестрам, онукам, діду і бабі як з боку батька, так і з боку матері), особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом, представникові органу опіки та піклування у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб, які мають право на отримання такого свідоцтва.

Після припинення шлюбу внаслідок його розірвання свідоцтва про шлюб повторно не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища.