Відповідно до Порядку розгляду відділами державної реєстрації актів цивільного стану - учасниками пілотного проекту заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, поданих через мережу Інтернет, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України 09.07.2015 №1187/5 (далі - Порядок), заяви про державну реєстрацію актів цивільного стану та про повторну видачу документів до органів державної реєстрації актів цивільного стану можна подати онлайн шляхом формування звернення через вебпортал «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» та через Єдиний портал державних послуг «Дія».

На період дії воєнного стану функціонування роботи вебпорталу «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» обмежено, тому послугами у сфері державної реєстрації актів цивільного стану онлайн фізичні особи можуть скористатися шляхом формування звернення через Єдиний портал державних послуг «Дія».

Доступ до електронних послуг здійснюється за допомогою особистого кабінету користувача на порталі «Дія».

Заповнена користувачем заява надходить до обраного відділу ДРАЦС.

Повідомлення про результат розгляду заяви надходить до особистого кабінету користувача.

Відділи ДРАЦС розглядають заяви фізичних осіб, що подані через Портал Дія з накладенням електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису.

На порталі Дія наразі доступне  подання онлайн заяв :

• про державну реєстрацію шлюбу:
• про державну реєстрацію народження в межах комплексної послуги «єМалятко»;
• про повторну видачу документів про державну реєстрацію актів цивільного стану .

Варто зауважити, що відповідальність за достовірність даних, зазначених у заявах, що подані до відділу ДРАЦС онлайн,  несе користувач.

Усі відомості з заяв про державну реєстрацію актів цивільного стану та повторну видачу свідоцтв та витягів, що надходять онлайн мають бути коректно введені українською мовою та не містити помилок.

При виявленні помилок заява відхиляється для  їх усунення та повторного направлення до відділу ДРАЦС.

Наголошуємо, що подання до відділів ДРАЦС заяв онлайн не звільняє користувачів від необхідності особистого звернення до відділу та подання документів, передбачених законодавством.

Через Єдиний портал державних послуг «Дія» можливо подати заяву про державну реєстрацію шлюбу.

На порталі Дія наречені власноруч заповнюють заяву, зазначаючи всю необхідну інформацію, та направляють її на розгляд до обраного відділу ДРАЦС. При подані через портал Дія заяви про державну реєстрацію шлюбу в електронній формі збережено принцип екстериторіальності, тобто, наречені самостійно обирають відділ ДРАЦС, у якому бажають зареєструвати шлюб.

Заявники за наявності додають до зазначеної заяви відскановані копії паспорта, паспортного документа, документів, що підтверджують припинення попереднього шлюбу (у разі державної реєстрації повторного шлюбу), а також документа (квитанції) про сплату державного мита, оплату платних послуг (при бажанні їх отримати).

Звертаємо увагу, якщо наречені раніше перебували у шлюбі та бажають зареєструвати повторний шлюб, в графі сімейний стан необхідно обрати значення «шлюб розірвано» або «вдівець/вдова» та додатково зазначити відомості про документ, що підтверджує припинення попереднього шлюбу: назва документа; серія та номер документа (за наявності), ким та коли виданий.

У заяві наречені зазначають бажані дату та час державної реєстрації шлюбу з урахуванням графіку роботи відділу ДРАЦС.

На бажання заявників державної реєстрація шлюбу проводиться в урочистій обстановці, про що наречені зазначають у заяві.

Зазначення інформації щодо засобів зв’язку із заявниками (абонентський номер мобільного телефону, адреса електронної пошти) є обов’язковим.

У разі виявлення бажання зареєструвати шлюб до спливу місячного строку заявники додають відскановані документи, що підтверджують поважні причини для цього.

При направленні іноземцем, особою без громадянства заяви про державну реєстрацію шлюбу до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

Відскановані копії документів, складених іноземною мовою, подаються разом з відсканованими копіями їх перекладів на українську мову, засвідчених в установленому порядку.

Варто зауважити, що не потребує направлення відсканованих копій документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, якщо заявник повідомив реквізити документа, яким органом державної реєстрації актів цивільного стану України він виданий або дату та місце державної реєстрації актів цивільного стану, відомості про які містяться у Реєстрі.

За умови правильності заповнення заяви, працівник відділу ДРАЦС призначає дату державної реєстрації шлюбу в день надходження відповідної заяви з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Наголошуємо, що подання до відділу ДРАЦС заяви про державну реєстрацію шлюбу онлайн не звільняє наречених від необхідності особистого звернення до відділу для проведення державної реєстрації шлюбу.

Оригінали документів, необхідних для розгляду заяв, а також документів що посвідчують особу пред’являються при особистому зверненні заявників до відділу ДРАЦС.

Через Єдиний портал державних послуг «Дія» можливо також подати заяву про державну реєстрацію народження в межах комплексної послуги «єМалятко».

Послугою «єМалятко» он-лайн можуть скористатися виключно громадяни України, а саме:

• батьки, які перебувають у шлюбі між собою (ст.133 СКУ) або один з них;
• батьки, які не перебувають у шлюбі між собою (ст. 126 СКУ);
• мати, яка не перебуває у шлюбі (с.135 СКУ).

Скористатися послугою «єМалятко» неможливо у випадках:

• народження дитини вже зареєстровано;
• дитина народилася поза лікувальним закладом;
• дитина народилася поза межами України;
• шлюб між батьком та матір'ю укладено в іншій країні;
• батькам видано медичне свідоцтво про народження (форма 103/о), документ, що є підставою для державної реєстрації народження, який  неможливо перевірити шляхом взаємодії з електронною системою охорони здоров’я (надання послуги можливе виключно офлайн, при особистому зверненні до відділу ДРАЦС).

До послуг з комплексу «єМалятко» належать:  

1. державна реєстрації народження та визначення походження дитини;
2. реєстрація в Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків (присвоєння дитині номеру платника податків);
3. внесення інформації про новонароджену дитину до Єдиного державного демографічного реєстру з присвоєнням унікального номера запису (УНЗР) в ньому та визначення належності новонародженої дитини до громадянства України;
4. призначення допомоги при народженні дитини;
5. надання грошової компенсації вартості одноразової натуральної допомоги “пакунок малюка”;
6. призначення допомоги на дітей, які виховуються в багатодітних сім’ях;
7. внесення відомостей про дитину до Реєстру пацієнтів, що ведеться в центральній базі даних електронної системи охорони здоров’я.

Також  на порталі «Дія» реалізовано можливість подання заяви про отримання повторних документів у сфері державної реєстрації актів цивільного стану (свідоцтв та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян) онлайн.

До заяв про видачу документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, що можуть бути подачі через Портал Дія, належать заяви про:

- повторну видачу свідоцтва про народження;

- повторну видачу свідоцтва про шлюб;

- повторну видачу свідоцтва про розірвання шлюбу;

- повторну видачу свідоцтва про зміну імені;

- повторну видачу свідоцтва про смерть;

- про  надання  витягів  з Державного  реєстру  актів  цивільного  стану  громадян.

У заяві про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що подається до відділу ДРАЦС шляхом формування через портал Дія, обирається вид актового запису та один з доступних видів витягів:

• про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України;
• про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України;
• про державну реєстрацію смерті;
• про державну реєстрацію шлюбу;
• про державну реєстрацію шлюбу із зазначенням відомостей про другого з подружжя;
• про державну реєстрацію розірвання шлюбу;
• про державну реєстрацію шлюбу щодо підтвердження дошлюбного прізвища;
• про державну реєстрацію зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові);
• про внесення змін відповідно до статті 148 Сімейного кодексу України;
• про внесення змін у зв’язку з усиновленням;
• повний витяг щодо актового запису про народження;
• повний витяг щодо актового запису про шлюб;
• повний витяг щодо актового запису про розірвання шлюбу;
• повний витяг щодо актового запису про зміну імені;
• про внесення змін до актового запису про народження;
• про внесення змін до актового запису про шлюб;
• про внесення змін до актового запису про розірвання шлюбу;
• про внесення змін до актового запису про зміну імені;
• про внесення змін до актового запису про смерть.

Користувачам порталу «Дія» доступний вибір способу та місця отримання документів про державну реєстрацію актів цивільного стану за заявами, що подані онлайн: або в будь-якому відділі ДРАЦС, або в будь-якому відділенні поштового зв’язку (Укрпошта).

Наголошуємо, що видача документів, сформованих за поданими онлайн заявами, здійснюється виключно при особистому зверненні особи, яка зазначена заявником у відповідній заяві, за умови пред’явлення документу, що посвідчує особу.

Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02 вересня 2022 р. №989 "Про внесення змін до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 7 березня 2022 р. №213", що набула чинності 08.09.2022 р., в умовах воєнного стану у разі звернення внутрішньо переміщених осіб до відділів ДРАЦС не справляється плата, а саме:

- державне мито за державну реєстрацію актів цивільного стану;

- державне мито за повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;

- державне мито за видачу свідоцтв, що видаються у зв’язку із зміною та поновленням актових записів цивільного стану;

- за видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;

- за надання платних послуг відділами ДРАЦС

На підтвердження статусу, що надає право на звільнення від сплати державного мита, плати за видачу витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та платних послуг, які можуть надаватися відділами ДРАЦС, заявник у разі звернення онлайн повинен долучити скан-копію довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи.