Відповідно до Порядку розгляду відділами державної реєстрації актів цивільного стану - учасниками пілотного проекту заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, поданих через мережу Інтернет, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України 09.07.2015 №1187/5 (далі - Порядок), заяви про повторну видачу документів до органів державної реєстрації актів цивільного стану можна подати онлайн шляхом формування звернення через вебпортал «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» та через Єдиний портал державних послуг «Дія».

На період дії воєнного стану функціонування роботи вебпорталу «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» обмежено, тому послугами у сфері державної реєстрації актів цивільного стану онлайн фізичні особи можуть скористатися шляхом формування звернення через Єдиний портал державних послуг «Дія».

Доступ до електронних послуг здійснюється за допомогою особистого кабінету користувача на порталі «Дія».

Заповнена користувачем заява надходить до обраного відділу ДРАЦС.

Відділи ДРАЦС розглядають заяви фізичних осіб, що подані через Портал Дія з накладенням електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису.

Варто зауважити, що відповідальність за достовірність даних, зазначених у заявах, що подані до відділу ДРАЦС онлайн,  несе користувач.

Усі відомості з заяв про повторну видачу свідоцтв та витягів, що надходять онлайн мають бути коректно введені українською мовою та не містити помилок.

При виявленні помилок заява відхиляється для  їх усунення та повторного направлення до відділу ДРАЦС.

Наголошуємо, що подання до відділів ДРАЦС заяв онлайн не звільняє користувачів від необхідності особистого звернення до відділу та подання документів, передбачених законодавством.

Фізичні особи можуть замовити повторні документи про державну реєстрацію актів цивільного стану відносно себе або відносно родичів, у визначених законодавчо межах. На підтвердження родинних стосунків необхідно долучати до заяви копії відповідних документів (свідоцтв або витягів з Реєстру).

Працівник відділу ДРАЦС, до якого подано відповідну заяву з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі отримання поза робочим часом відділу перевіряє відомості, зазначені в заяві та в копіях документів, якщо такі копії були до неї додані.

Відскановані копії документів, складених іноземною мовою, подаються разом з відсканованими копіями їх перекладів на українську мову, засвідчених в установленому порядку.

Не потребує направлення відсканованих копій документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, якщо заявник повідомив реквізити документа, яким органом державної реєстрації актів цивільного стану України він виданий або дату та місце державної реєстрації актів цивільного стану, відомості про які містяться у Реєстрі.

Працівник відділу ДРАЦС за допомогою програмного забезпечення Порталу Дія інформує фізичну особу про результати розгляду заяви та відсканованих копій документів у разі їх подання (необхідність надання додаткової інформації або документів із зазначенням їх переліку; пред’явлення оригіналів документів; отримання свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану або витягів з Реєстру).

Повідомлення про результат розгляду заяви надходить до особистого кабінету користувача.

На порталі «Дія» реалізовано можливість подання заяви про отримання повторних документів у сфері державної реєстрації актів цивільного стану (свідоцтв та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян) онлайн.

До заяв про видачу документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, що можуть бути подачі через Портал Дія, належать заяви про:

- повторну видачу свідоцтва про народження;

- повторну видачу свідоцтва про шлюб;

- повторну видачу свідоцтва про розірвання шлюбу;

- повторну видачу свідоцтва про зміну імені;

- повторну видачу свідоцтва про смерть;

- про  надання  витягів  з Державного  реєстру  актів  цивільного  стану  громадян.

У заяві про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що подається до відділу ДРАЦС шляхом формування через портал Дія, обирається вид актового запису та один з доступних видів витягів:

• про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України;
• про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України;
• про державну реєстрацію смерті;
• про державну реєстрацію шлюбу;
• про державну реєстрацію шлюбу із зазначенням відомостей про другого з подружжя;
• про державну реєстрацію розірвання шлюбу;
• про державну реєстрацію шлюбу щодо підтвердження дошлюбного прізвища;
• про державну реєстрацію зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові);
• про внесення змін відповідно до статті 148 Сімейного кодексу України;
• про внесення змін у зв’язку з усиновленням;
• повний витяг щодо актового запису про народження;
• повний витяг щодо актового запису про шлюб;
• повний витяг щодо актового запису про розірвання шлюбу;
• повний витяг щодо актового запису про зміну імені;
• про внесення змін до актового запису про народження;
• про внесення змін до актового запису про шлюб;
• про внесення змін до актового запису про розірвання шлюбу;
• про внесення змін до актового запису про зміну імені;
• про внесення змін до актового запису про смерть.

Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02 вересня 2022 р. №989 "Про внесення змін до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 7 березня 2022 р. №213", що набула чинності 08.09.2022 р., в умовах воєнного стану у разі звернення внутрішньо переміщених осіб до відділів ДРАЦС не справляється плата, а саме:

- державне мито за державну реєстрацію актів цивільного стану;

- державне мито за повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;

- державне мито за видачу свідоцтв, що видаються у зв’язку із зміною та поновленням актових записів цивільного стану;

- за видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;

- за надання платних послуг відділами ДРАЦС

На підтвердження статусу, що надає право на звільнення від сплати державного мита, плати за видачу витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та платних послуг, які можуть надаватися відділами ДРАЦС, заявник у разі звернення онлайн повинен долучити скан-копію довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи.

Наголошуємо, що видача документів, сформованих за поданими онлайн заявами, здійснюється виключно при особистому зверненні особи, яка зазначена заявником у відповідній заяві, за умови пред’явлення документу, що посвідчує особу.

Користувачам порталу «Дія» доступний вибір способу та місця отримання документів про державну реєстрацію актів цивільного стану за заявами, що подані онлайн: або в будь-якому відділі ДРАЦС, або в будь-якому відділенні поштового зв’язку (Укрпошта).