Якщо роботодавець знаходиться у місцевості де не ведуться бойові дії, а працівник перестав виходити на роботу, то йдемо стандартним шляхом:

1) фіксуємо відсутність працівника на роботі (доповідна записка керівника працівника, акт про відсутність на робочому місці працівника, в табелі обліку робочого часу зазначаємо «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин) та надсилаємо йому лист з повідомленням про вручення з вимогою надати в письмовій формі пояснення щодо причин відсутності на роботі. Копія такого листа повинна залишитися в роботодавця;

2) у разі появи працівника, з’ясовуємо причину відсутності. Для цього пропонуємо йому надати письмові пояснення. Відмову фіксуємо документально (складаємо акт);

3) на підставі наявних документів (пояснень, актів тощо) роботодавець визначає, чи є причини відсутності поважними. Вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі в трудовому законодавстві не існує. Тому в кожному окремому випадку оцінка поважності причини відсутності на роботі дається виходячи з конкретних обставин;

4) у разі визнання причин неповажними керівник має право звільнити працівника з власної ініціативи на підставі п.4 ч.1 ст.40 КЗпПУ. При цьому повинні бути додержані строки накладення дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення: не пізніше місяця з дня виявлення прогулу (не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням у відпустці) і не пізніше 6 місяців з дня його здійснення.

Відкоригувати табель обліку робочого часу, замінивши «НЗ» на прогульний код «ПР».

Якщо ж відсутність працівника буде визнано поважною, то скоригуйте табель обліку робочого часу в залежності від причини відсутності, наприклад, «ТН» — оплачувані лікарняні, «НН» — неоплачуваний лікарняний, «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством, наприклад, військова служба за призовом (контрактом), «І» — інші причини неявок, які роботодавець визнав поважними.

! Якщо відсутність працівника на робочому місці пов’язана з бойовими діями, то така відсутність є поважною.

На цьому наголошує Мінекономіки в роз’ясненні від 23.03.2022. Відомство зазначає, що працівники, які не виходять на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних з ними обставин, не можуть бути звільнені за п.4 ч.1 ст.40 КЗпПУ за прогул без поважної причини. Зазначене обумовлено необхідністю збереження життя та здоров’я таких працівників та їх сімей і вважається як відсутність на роботі з поважних причин.

Якщо ні роботодавець, ні його працівники не працюють через бойові дії, то можливо слід розглянути варіант з призупиненням дії трудових договорів, що укладені з працівниками.

Призупинення дії трудового договору — це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором. При цьому сторони трудового договору продовжують знаходитися у трудових відносинах. Щодо призупинення дії трудового договору роботодавець та працівник за можливості(!) мають повідомити один одного у будь-який доступний спосіб (ч.2 ст.13 Закону України                          від 15.03.2022 №2136-IX).

Той факт, що роботодавець не має можливості проінформувати працівника про призупинення трудового договору не позбавляє його права призупинити трудовий договір, укладений з таким працівником. Право призупинити дію трудового договору з’явилося з 24.03.2022.

Максимальний строк, на який може бути призупинено трудовий договір — до дня припинення або скасування військового стану.

В табелі обліку використання робочого часу окремої позначки для призупинення дії трудового договору не передбачено. Тож рекомендуємо або ввести свою позначку, наприклад «ПД» — призупинення дії трудового договору, або ж табелювати «І» — інші причини неявок.

Якщо працівник був відсутній на роботі до призупинення дії трудового договору, то табелюйте такий час «НЗ» ну або відразу «І» — інші причини неявок — якщо відразу визнаєте причину відсутності поважною.

Разом з тим роботодавець, що не працює через бойові дії, може й не призупиняти дію трудових договорів, а й надалі табелювати працівників, які не виходять на роботу з тих самих причин, «НЗ» або «І».

Як довго можна табелювати «НЗ» та «І»? Стільки, скільки буде потрібно. Обмежень тут немає.

А якщо підприємство перебуває у зоні бойових дій проте працює, і працівники час від часу не можуть виходити на роботу у зв’язку із загрозою їх життю та здоров’ю. У цьому разі (якщо робота не може здійснюватися дистанційно) роботодавець фіксує неявки працівників у табелі обліку використання робочого часу такі неявки буквеним позначенням «І» — інші причини неявок.