Заяви про державну реєстрацію актів цивільного стану та про повторну видачу документів до органів державної реєстрації актів цивільного стану можна подати онлайн шляхом формування звернення через вебпортал «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» та через Єдиний портал державних послуг «Дія».

На період дії в Україні воєнного стану вебпортал «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» не функціонує, тому для отримання послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану онлайн фізичні особи можуть скористатися порталом «Дія».

Через портал Дія фізичні особи можуть подати заяви:

• про державну реєстрацію народження у межах комплексної послуги «єМалятко»;

• про повторну видачу документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, зокрема:

• повторну видачу свідоцтва про народження;
• повторну видачу свідоцтва про шлюб;
• повторну видачу свідоцтва про розірвання шлюбу;
• повторну видачу свідоцтва про зміну імені;
• повторну видачу свідоцтва про смерть;
• про видачу витягу про народження;
• про видачу витягу про шлюб;
• про видачу витягу про розірвання шлюбу;
• про видачу витягу про зміну імені;
• про видачу витягу про смерть.

Відділи державної реєстрації актів цивільного стану розглядають заяви фізичних осіб, що подані через Портал Дія з накладенням електронних підписів.

Комплексна послуга “єМалятко” надається шляхом подання заяви про державну реєстрацію народження, що містить відомості, необхідні для надання послуг з комплексу, через кабінет громадянина на порталі «Дія». Заповнення онлайн-форми передбачає обрання додаткових послуг. Заява надсилається до відділу ДРАЦС, за адресою закладу охорони здоров’я, де народилася дитина (автоматично, без можливості коригування).

Послугою «єМалятко» можуть скористатися виключно громадяни України, а саме:

• батьки, які перебувають у шлюбі між собою (ст.133 Сімейного кодексу України) або один з них;
• батьки, які не перебувають у шлюбі між собою (ст. 126 Сімейного кодексу України);
• мати, яка не перебуває у шлюбі (ст.135 Сімейного кодексу України).

Якщо батько та матір дитини, які перебувають у шлюбі між собою, мають різні прізвища, заява підписується електронними цифровими підписами  обох батьків або зазначаються параметри нотаріально засвідченої довіреності та згода відсутнього з них щодо присвоєння дитині прізвища.

Скористатися послугою «єМалятко» онлай неможливо у випадках:

• народження дитини вже зареєстровано;
• дитина народилася поза лікувальним закладом;
• дитина народилася поза межами України;
• шлюб між батьком та матір'ю укладено в іншій країні;
• батьками порушено визначений ст. 144 СКУ місячний строк для державної реєстрації народження дитини;
• батькам видано медичне свідоцтво про народження (форма 103/о), документ, що є підставою для державної реєстрації народження, який  неможливо перевірити шляхом взаємодії з електронною системою охорони здоров’я (у такому випадку батьки можуть отримати комплексну послугу «єМалятко» офлайн, особисто звернувшись до відділу ДРАЦС).

Наразі реалізовано можливість надання додаткових послуг за переліком:

1. державна реєстрації народження та визначення походження дитини;
2. реєстрація в Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків (присвоєння дитині номеру платника податків);
3. внесення інформації про новонароджену дитину до Єдиного державного демографічного реєстру з присвоєнням унікального номера запису (УНЗР) в ньому та визначення належності новонародженої дитини до громадянства України;
4. призначення допомоги при народженні дитини;
5. надання грошової компенсації вартості одноразової натуральної допомоги “пакунок малюка”
6. призначення допомоги на дітей, які виховуються в багатодітних сім’ях;
7. внесення відомостей про дитину до Реєстру пацієнтів, що ведеться в центральній базі даних електронної системи охорони здоров’я.

Усі відомості з заяви про державну реєстрацію народження, що надходить з порталу «Дія» мають бути коректно введені українською мовою та не містити помилок, адже саме через портал «Дія» відбувається взаємодія всіх державних реєстрів. При виявленні помилок заява відхиляється.

Строк державної реєстрації актів цивільного стану, розгляду заяв про повторну видачу документів про державну реєстрації актових записів цивільного стану відраховується від дати надходження заяви фізичної особи з накладенням електронного підпису.

Фізичні особи, які направили заяви з накладенням електронних підписів, відповідають за достовірність зазначених відомостей, а також, за наявності, доданих до них відсканованих копій документів. Відскановані копії документів, складених іноземною мовою, подаються разом з відсканованими копіями їх перекладів на українську мову, засвідчених в установленому порядку.

При направленні іноземцем, особою без громадянства заяви про державну реєстрацію шлюбу, розірвання шлюбу до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

Працівник відділу ДРАЦС, до якого подано відповідну заяву з накладенням електронного підпису, у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі отримання поза робочим часом відділу перевіряє відомості, зазначені в заяві та в копіях документів, якщо такі копії були до неї додані.

Працівник відділу ДРАЦС за допомогою програмного забезпечення Порталу Дія інформує фізичну особу про результати розгляду заяви та відсканованих копій документів у разі їх подання (необхідність надання додаткової інформації або документів із зазначенням їх переліку; пред’явлення оригіналів документів; отримання свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану або витягів з Реєстру).

Повідомлення про результат розгляду заяви надходить до особистого кабінету користувача.

Усі види повторних свідоцтв та витягів можуть бути видані по сформованій через Портал Дія заяві виключно фізичній особі, стосовно якої складено актовий запис, а також у передбачених законом випадках відносно родичів заявника за умови підтвердження родинних стосунків. Звернення з питання повторного отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану чи витягу з ДРАЦСГ для представників фізичних осіб, юридичних осіб через портал «Дія» неможливе.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються.

Свідоцтво про шлюб видається одному з подружжя.

Після припинення шлюбу внаслідок його розірвання свідоцтва про шлюб повторно не видаються. У таких випадках видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища.

Свідоцтво про розірвання шлюбу видається колишньому чоловіку, колишній дружині.

Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, у разі якщо шлюб не було розірвано до настання смерті, а також батькам, дітям, близьким родичам померлого (брат, сестра, дід, баба).

До заяв про отримання повторних документів додається документ (квитанції) про сплату державного мита, сплати вартості витягу з Реєстру.

У разі замовлення повторних документів (свідоцтв або витягів) стосовно родичів в обов’язковому порядку долучаються документи, що підтверджують родинні стосунки, та зазначаються їхні реквізити (номер документа, дата його видачі та ким виданий).

При замовлені повторних документів реалізована можливість обрати спосіб їх отримання: у відділі ДРАЦС або ж поштою (у відділенні Укрпошти або ж кур’єром за адресою). Вартість доставки у відділення Укрпошти становить 63,10 грн., кур’єром – 87,30 грн.

Звертаємо увагу на те, що отримувачем документів як у відділі ДРАЦС, так у відділенні Укрпошти та при кур’єрській доставці, може бути виключно та особа, яка подала заяву на поталі «Дія» з накладенням власного електронного цифрового підпису.

Доставка документів поштою доступна не в усіх населених пунктах України. При формуванні заяви на порталі «Дія» заявник обирає адресу поштового відділення або адресу кур’єрської доставки з запропонованого переліку (випадаючого списку).

Звертаємо Вашу увагу, що проведення державної реєстрації актів цивільного стану та повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і видача витягів з Реєстру за заявами, поданими через Портал Дія, здійснюються з дотриманням вимог законодавства, зокрема:

- Сімейного кодексу України від 10.01.2002 №2947-III;

- Цивільного кодексу України від 16.01.2003 №435-IV;

- Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 №2398-VI;

- Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5 (зі змінами);

- Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 № 1269/5 (зі змінами).