В Україні розпочався поступовий перехід закладів охорони здоров’я на створення електронних медичних висновків про тимчасову непрацездатність та внесення їх до Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я відповідно до Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність, на підставі яких будуть формуватися електронні листки непрацездатності (е-лікарняні). 

Перехід на е-лікарняні прогнозовано буде тривати до 01 вересня 2021 року. Особам у перехідний період можуть видаватися й електронні листки непрацездатності, і паперові листки непрацездатності. Під час перехідного періоду обидва види документів є підтвердженням встановленого факту тимчасової непрацездатності та підставою для здійснення страхових виплат застрахованим особам.

Листок непрацездатності (паперовий, електронний) оформлюється особі, яка одночасно є:

• непрацездатною;
• застрахованою.

Основні кроки для формування електронного листка непрацездатності:

1. пацієнт особисто звертається до лікаря;
2. лікар встановлює діагноз;
3. лікар надає рекомендації щодо лікування;
4. лікар призначає додаткове обстеження за потреби;
5. лікар робить запис в електронній медичній картці пацієнта;
6. на підставі внесених медичних записів формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність;
7. усі записи в електронній системі охорони здоров’я лікар засвідчує своїм кваліфікованим електронним підписом.

Після того, як всі дані щодо медичного висновку про тимчасову непрацездатність будуть внесені до електронної системи охорони здоров’я та підписані кваліфікованим електронним підписом лікаря, пацієнт отримує смс-повідомлення про створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Тим часом електронна система охорони здоров’я через сервіс взаємодії передає медичний висновок про тимчасову непрацездатність до електронного реєстру листків непрацездатності Пенсійного фонду України, який його формує та веде.

Електронний реєстр листків непрацездатності перевіряє, чи є непрацездатна особа застрахованою. Якщо в результаті перевірки непрацездатна особа є застрахованою, то формується електронний листок непрацездатності. Через смс-повідомлення непрацездатна особа отримує інформацію про створення електронного листа непрацездатності, якщо вона надала дозвіл Пенсійному фонду України щодо такого виду інформування. Роботодавець у особистому кабінеті Пенсійного фонду України отримає повідомлення про електронний листок непрацездатності працівника. Працівник обов’язково має повідомити у будь-який доступний спосіб комунікації роботодавця про факт формування лікуючим лікарем медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Звертаємо особливу увагу, що у разі розбіжності електронних даних непрацездатної особи медичного висновку про тимчасову непрацездатність з даними електронного реєстру Пенсійного фонду України електронний листок непрацездатності не буде зареєстровано. Непрацездатна особа в найкоротший термін обов’язково має звернутися:

• до лікаря для перевірки даних своєї електронної декларації з ним;
• до бухгалтерії роботодавця для перевірки даних, які надаються до Пенсійного фонду України.

Сформований електронний листок непрацездатності у день створення стає доступним для перегляду в кабінетах страхувальника та застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, але до дати закінчення періоду його дії не може бути використаний страхувальником як підстава для нарахування матеріального забезпечення. Сформований листок непрацездатності з причиною непрацездатності «вагітність і пологи» передається страхувальнику як підстава для нарахування матеріального забезпечення у день створення.

Інформацію по своїх листках непрацездатності (номер, дата відкриття, дата закриття, причина непрацездатності) працівник може отримати у пункті меню особистого кабінету Пенсійного фонду України «Мої листки непрацездатності».

Після формування електронного листка непрацездатності в електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України роботодавець відповідно до статті 32 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV протягом десяти днів з дня закінчення періоду його дії призначає матеріальне забезпечення застрахованій особі. Для цього:

- електронний листок непрацездатності друкується або залишається в електронному вигляді в кадровій службі або у відповідальної особи кадрової служби (за рішенням роботодавця);

- кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та Фонду соціального страхування України. Зазначена інформація за бажанням або визначенням роботодавця формується у паперовому вигляді або в електронному;

- електронний листок непрацездатності, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, передаються до комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства;

- комісія із соціального страхування на підприємствах продовжує свою роботу та зберігає весь обсяг функцій, передбачених Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 № 13;

- рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення;

- бухгалтерією здійснюється розрахунок матеріального забезпечення на підставі електронного листка непрацездатності (за необхідності його паперової роздруківки) та рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства. Цей розрахунок записується в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця) та відображається в бухгалтерських проводках;

- заповнюється заява-розрахунок та подається до відділення Фонду за місцем обліку.

Порядок отримання листка непрацездатності (паперовий чи е-лікарняний) не впливає на процедуру призначення, розрахунку та виплати допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю від Фонду соціального страхування України. В разі видачі е-лікарняного розмір допомоги по тимчасовій втраті працездатності не змінився та складає від 50% до 100% середнього доходу застрахованої особи залежно від страхового стажу, а розмір допомоги по вагітності та пологах – 100% середнього доходу (ст. 24 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV).

Випадки тимчасової непрацездатності, оформлені паперовим листком непрацездатності та е-лікарняним, є різними страховими випадками, незалежно від черговості їх отримання застрахованою особою, що повинно бути враховано роботодавцем під час призначення матеріального забезпечення.

Звертаємо особливу увагу, що для отримання фінансування роботодавці формують заяви-розрахунки окремо для е-лікарняних і паперових листків непрацездатності. Це пов’язано з тим, що е-лікарняні не мають серії та видаються за оновленими кодами причин тимчасової непрацездатності. Відділення Фонду прийматиме заяви-розрахунки окремо за кожним видом листків непрацездатності.

Також нагадуємо, що дата отримання коштів від Фонду соціального страхування України за е-лікарняними, як і за паперовими листками непрацездатності, залежить від дати подання роботодавцем заяви-розрахунку для надання матеріального забезпечення застрахованим особам за відповідним листками непрацездатності до відділення Фонду. Слідкувати за станом перерахування коштів на рахунки роботодавців можна онлайн в телеграм-каналі Фонду соціального страхування України https://t.me/socialfund.