22 серпня 2018 року Уряд ухвалив постанову, якою, зокрема, буде здійснено реорганізацію територіальних органів Пенсійного фонду України Миколаївської області шляхом приєднання до головного управління.

Зазначені зміни мають на меті суто організаційний характер, їх безпосередня мета – покращити якість управління в пенсійній системі. Внутрішня реорганізація відомства не вплине негативно на якість обслуговування. Навпаки, зазначені зміни передбачають розширення мережі пенсійних точок обслуговування  громадян.

Органи Фонду Миколаївської області продовжують працювати за принципом функціонального поділу на фронт- офіс і бек-офіс. І саме бек-офіс працівників обслуговуючих підрозділів (кадри, бухгалтерія, юристи) буде збільшено на рівні області.

Поділ на фронт- і бек-офіс — схема роботи, яка ефективно діє в багатьох установах. Фронт-офіс працює з клієнтами і для клієнтів. Він так називається, бо  за­вжди  знаходиться  «обличчям  до обличчя» з людьми. А Бек-офіс виконує  решту  роботи.  Він невидимий для клієнтів, які можуть навіть не  здогадуватися про його існування.

Окрім безпосередньо обслуговування громадян, управління Фонду вирішувало одразу багато адміністративних питань. Через це виникало безліч труднощів. Щоб встигати справлятися з усіма завданнями, доводилося приймати людей тільки за місцем проживання і тільки в певні дні та години. Натомість чіткий розподіл на фронт- і бек-офіс дає змогу приймати людей незалежно від місця проживання, та протягом усього робочого часу фронт-офіс перетворюється, по суті, на сервісний центр.

Сервісні центри покликані обслуговувати громадян і на­давати повний набір послуг Пенсійного фонду. Їх облаштування планується з усі­ма зручностями для клієнтів. Документи і заяви від громадян опрацьовують бек-офіси.

Також запроваджено ще одну форму наближення до людей точок надання послуг-агентські пункти. Їх відмінність від сервісних центрів полягає у тому, що сервісні центри створюються на базі відділень Пенсійного фонду.

Так, сьогодні, по всій Україні створено 683 сервісні центри, зазвичай вони розта­шовані в райцентрах. Відвідувати їх зруч­но не всім і не завжди. Тому 2017 року у Фонді вирішили створити віддалені ро­бочі місця ближче до людей - так зва­ні агентські пункти. Вони створюються переважно на базі ОТГ, центрів надання адмінпослуг «прозорих офісів» і розта­шовуються в будівлях підприємств, біблі­отек, будинків культури. Загалом сьогод­ні в Україні діють майже 1000 пунктів, де можна отримати пенсійні послуги поза межами сервісних центрів. В майбутньому їх кількість зростатиме.

Водночас отримати послуги від Пенсійного фонду можна й не виходячи з дому. Для цього створено портал електронних послуг Пенсійного Фонду України https://portal.pfu.gov.ua. Тут, у своєму особистому кабінеті, людина може отримати 15 із 30 видів послуг, що надає Фонд.

Наприклад, застрахована особа може дізнатись про свій страховий стаж, а пенсіонер-побачити розмір пенсії та як її обчислено. Окрім того, запроваджено новий сервіс щомісячного отримання СМС з інформацією про зарахування певного місяця роботи до страхового стажу та про сплату/несплату роботодавцем єдиного соцвнеску. А за допомогою QR-коду через веб-портал можна отримати форму ОК-5, довідки про розмір пенсії тощо.

Щоб стати повноцінним користувачем цього ресурсу, треба звернутись в найближче відділення Пенсійного фонду і написати заяву. Без цієї процедури можна обійтися, якщо є електронний цифровий підпис (ЕЦП).

Також ще є послуги, отримати які можна тільки за умови особистого звернення в сервісний центр Фонду. Наприклад, подати заяву щодо призначення, поновлення пенсії чи про переведення її виплати за новим місцем проживання. Але технології не стоять на місці, і можливо, що в разі запровадження електронної трудової книжки та сервісів ідентифікації, і ці пенсійні питання можна буде вирішити дистанційно.