Відповідно до ст. 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Порядок практичної реалізації цього права громадянами України регулюється Законом України від 02 жовтня 1996 року № 393/96-ВР «Про звернення громадян» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 393).

Громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення (ст. 1 Закону № 393).

Оформлення письмових звернень платників податків (юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців) або громадян здійснюються відповідно до вимог Закону № 393 та Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній фіскальній службі України та її територіальних органах, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2015 № 271 (далі – Порядок № 271).

Згідно зі ст. 3 Закону № 393 під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Громадяни мають право звертатися до органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, посадових осіб українською чи іншою мовою, прийнятною для сторін (ст. 6 Закону № 393).

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) (частина шоста ст. 5 Закону № 393).

Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог ст. 5 Закону № 393 (абзац перший п. 5 розд. ІІ Порядку № 271).

 зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається (частина сьома ст. 5 Закону № 393).

Абзацами третім та четвертим п. 5 розд. ІІ Порядку № 271 визначено, що електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Інформація про електронні поштові адреси розміщується на відповідних веб-сторінках офіційного веб-порталу ДФС у мережі Інтернет.

Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення (п. 6 розд. І Порядку № 271).

Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону № 393, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 Закону № 393 (п. 12 розд. ІІ Порядку № 271).

Не підлягають розгляду наступні звернення:

• анонімні звернення, крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції» (п. 16 розд. ІІ Порядку № 271);
• повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених ст. 17 Закону № 393, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними (п. 19 розд. ІІ Порядку № 271).

Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції органів ДФС, відповідно до ст. 7 Закону № 393, таке звернення в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом ДФС, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями (п. 8 розд. ІV Порядку № 271).

Отже, оформлення письмових звернень платників податків (юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців) або громадян здійснюється відповідно до вимог Закону № 393.

Звернення адресується контролюючому органу, його посадовим особам у разі, коли вирішення порушених у зверненні питань належить до їх компетенції.

У зверненні мають бути вказані прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина (назва, код ЄДРПОУ, місцезнаходження суб’єкта господарювання), викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції тощо.

Письмове звернення повинно бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитися у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДФС України (дане роз’яснення у категорії 135).