Серед локальних актів, що розробляються підприємствами, установами та організаціями різних форм власності, графік відпусток посідає особливе місце. Необхідність розроблення цього локального акту прямо передбачено законодавством: відповідно до ч.10 ст.10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (із змінами, далі — Закон про відпустки) та ст.79 Кодексу законів про працю України (КЗпП) черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводяться до відома всіх працівників.

Складаючи графік відпусток, керівники навчальних закладів мають обов’язково урахувати законодавчі норми. Адже за порушення трудових прав працівників, посадові особи можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. Для того щоб правильно скласти графік відпусток, радимо дотримуватися 12 важливих правил.

ПРАВИЛО 1. Розпочинайте розроблення графіка відпусток у грудні

Відповідно до Типових правил внутрішнього розпорядку графік надання щорічних відпусток складається на кожний календарний рік. Тому радимо вам спланувати роботу таким чином, щоб завершити її до кінця поточного року, врахувавши побажання працівників.

ПРАВИЛО 2. Залучайте до розроблення графіка відпусток керівників структурних підрозділів

Найбільш оптимальною на сьогодні можна вважати схему, за якої керівники структурних підрозділів складають графіки відпусток працівників підрозділів, на основі яких розробляється зведений графік відпусток працівників. Безумовно, аби керівники підрозділів мали змогу врахувати при розробленні графіків усі вимоги законодавства, керівники закладів мають надати їм необхідну інформацію: про дати робочих років працівників, збільшення тривалості відпусток певним працівникам, право на отримання відпустки у зручний час, право на додаткові відпустки тощо.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Терміни початку відпусток працівників визначаються з урахуванням дати початку відповідного робочого року (відпустка надається за робочий рік, який відлічується з дати укладання трудового договору) та стажу роботи, що дає право на відпустку                                  (ст. 82 КЗпП, ст. 9 Закону про відпустки).

Побажання працівників щодо термінів відпусток можуть бути оформлені у вигляді заяв або вказані в опитувальних листах.

ПРАВИЛО 3. Включайте до графіка відпусток усіх працівників навчального закладу, у т. ч. сумісників

Відповідно до ст.2 Закону про відпустки та ст.74 КЗпП право на відпустки мають громадяни України, іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні та перебувають у трудових відносинах з підприємствами незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Отже, до проекту графіка ви маєте включити всіх працівників, які працюють у вашому закладі.

При складанні графіка звертайте увагу на те, аби періоди відпусток ваших заступників не збігалися. Не забувайте, що у період відпусток у закладі має бути працівник, наділений правом підпису фінансових документів.

Сумісники мають право на отримання відпусток нарівні з іншими працівниками, тож сумісників також необхідно включати до графіка відпусток. Не забувайте, що відпустки повної тривалості сумісникам за їх бажанням надаються до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на підприємстві одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (ч.7 ст.10 Закону про відпустки).

Право на відпустки мають лише працівники закладу, — ті, хто працює на умовах трудового договору. Особи, які надають платні послуги (що є цивільно-правовими договорами, укладення яких регулюється нормами цивільного, а не трудового законодавства), права не відпустку не мають, отже їх не включають до графіка.

ПРАВИЛО 4. Починайте планування з відпусток працівникам, які мають право на отримання відпустки у зручний час

На отримання відпустки у зручний час мають право:

ст.10 Закону про відпустки:

• особи віком до 18 років; інваліди;

• жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

• жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда (до 18 років);

• одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);

• опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків; дружини (чоловіки) військовослужбовців;

• ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

• ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993  № 3551-ХІІ;

• батьки — вихователі дитячих будинків сімейного типу;

• Почесні донори України (ч.1 ст.13 Закону України «Про донорство крові та її компонентів» від 23.06.1995 № 239/95-ВР);

• особи, яких віднесено до категорій 1 і 2 постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст.20,21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991  № 796-ХІІ; далі — Закон № 796);

• один з батьків дитини-інваліда, якій встановлено інвалідність, пов’язану з Чорнобильською катастрофою, або особа, яка їх замінює (п.3 ч.3 ст. 30 Закону № 796);

• жертви нацистських переслідувань (Закон України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-ІІІ);

• діти війни (ст.5 Закону України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004             № 2195-ІУ);

Працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.

Працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їх бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.

Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються у літній період у кінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Відпустки за бажанням працівника в зручний для нього час можуть надаватись і в інших випадках, передбачених колективним або трудовим договором.

ПРАВИЛО 5. Включайте до графіка відпусток не лише щорічні, а й інші оплачувані відпустки, що надаються протягом календарного року

Згідно із Законом про відпустки роботодавець має спланувати лише надання щорічних (основної та додаткових) відпусток. Нагадаємо, що до щорічних додаткових відпусток належать:

• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст.7 Закону про відпустки);

• додаткова відпустка за особливий характер праці (наприклад, за ненормований робочий день, ст. 8 Закону про відпустки);

• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством (наприклад, додаткова відпустка державним службовцям).

Утім, оскільки графік відпусток — це насамперед інструмент планування стабільної роботи навчального закладу, до графіка варто включити й додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, додаткові відпустки, що надаються особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (наприклад, передбачені п. 22 ст.20 та п.1 ст.21 Закону № 796).

Відповідно до статті 19 Закону про відпустки жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років, або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину, одинокій матері, батьку, який виховує дитину без матері (у т. ч. у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також особі, яка взяла дитину під опіку, чи одному із прийомних батьків, надається щорічно додаткова оплачувана відпустка тривалістю             10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів (ст.73 КЗпП).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! За наявності декількох підстав для надання цієї відпустки її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів.

Для визначення права на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, скористайтеся відомостями з особових справ.

ПРАВИЛО 6. Ураховуйте, що деякі працівники мають право на відпустку більшої тривалості, зокрема, працівники з інвалідністю і неповнолітні

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Складаючи графік відпусток, необхідно врахувати, що:

• інвалідам І і II груп слід надавати щорічну основну відпустку тривалістю                           30 календарних днів, а інвалідам III групи — 26 календарних днів;

• особам віком до 18 років надається щорічна основна відпустка тривалістю                           31 календарний день.

ПРАВИЛО 7. Передбачайте у графіку надання працівникам днів відпустки, невикористаних у поточному році

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ч.5 ст.11 Закону про відпустки).

Якщо протягом відповідного року працівник з певних причин не використав щорічну відпустку (або її частину) чи додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, він має право на її отримання у наступному році (роках) або на компенсацію при звільненні.

Щоб не порушувати вимоги ст.11 Закону про відпустки та не накопичувати дні невикористаних відпусток, передбачайте їх надання при складанні графіка відпусток.

ПРАВИЛО 8. Діліть відпустки правильно

Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше                14 календарних днів (ч.1 ст.12 Закону про відпустки). Побажання працівника щодо поділу відпустки доцільно врахувати саме при складанні графіка.

Звертаємо увагу, що поділ відпустки — це право роботодавця, але не його обов’язок. Більше того, затверджений графік відпусток є локальним актом навчального закладу, обов’язковим для виконання сторонами трудового договору. Якщо на етапі складання графіка працівник висловив побажання про поділ відпустки, що зафіксовано у графіку, а влітку попросив про відпустку повної тривалості, керівник навчального закладу має цілком законні підстави відмовити у задоволенні прохання.

ПРАВИЛО 9. Ураховуйте правила приєднання додаткових відпусток до основної

Щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від неї (ч.2 ст.10 Закону про відпустки).

Якщо працівник бажає використати щорічну основну і додаткову (додаткові) відпустки окремо, сплануйте їх так, аби вони були використані до закінчення робочого року.

ПРАВИЛО 10. Погоджуйте графік відпусток з профспілковим комітетом чи іншим представницьким органом трудового колективу

Складений графік погоджується з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а за його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ч.10 ст.10 Закону про відпустки, ч.4 ст.79 КЗпП). Не забувайте, що за відсутності профспілки у закладі обов’язково має бути інший представницький орган трудового колективу. Це передбачено багатьма нормами трудового законодавства.

ПРАВИЛО 11. Затверджуйте графік відпусток

Графік відпусток має бути обов’язково затверджений (ч.10 ст.10 Закону про відпустки). Гриф затвердження оформлюють відповідно до ДСТУ 4163-2003. Так, згідно з пунктом 5.17 ДСТУ 4163-2003 гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Датою графіка відпусток є дата його затвердження.

ПРАВИЛО 12. Доводьте затверджений графік відпусток до відома всіх працівників навчального закладу

Затверджений графік необхідно довести до відома всіх працівників навчального закладу (ч.10 ст.10 Закону про відпустки). На практиці це реалізують за допомогою підписів працівників у спеціальній графі графіка відпусток.

ФОРМА ГРАФІКА ВІДПУСТОК

На сьогодні не розроблено типову чи уніфіковану форму графіка відпусток. Тому кожен заклад має право розробити свою форму графіка відпусток. Щодо періоду надання відпустки, зверніть увагу на таке. При плануванні відпусток можна вказувати у графіку конкретні дати їх початку. Утім, найчастіше графіком визначають місяць початку відпустки або місяць початку відпустки і місяць її закінчення.

Принагідно нагадаємо, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і керівником закладу, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Якщо працівник звернеться до керівника навчального закладу з проханням надати відпустку в інший ніж передбачено затвердженим графіком строк, керівник має право йому відмовити. Без згоди керівника закладу працівнику не може бути надано відпустку поза межами, обумовленими графіком.