Про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану складається актовий запис і у повній відповідності до нього видається  свідоцтво.

Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»  передбачено повторну видачу свідоцтв у випадках, коли оригінал свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, а також у разі внесення змін до актового запису чи його поновлення.

Щодо кола осіб, які мають право на повторне отримання свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, то це сама особа,  щодо якої складено актовий запис і якій виповнилося 16 років (за наявності паспорта  чи паспортного документа); батьки, усиновлювачі, опікуни, піклувальники; представники закладу  охорони  здоров'я,  навчального  або  іншого дитячого  закладу,  де постійно перебуває дитина,  органу опіки та піклування (за довіреністю установи та при пред'явленні документів, що посвідчують їх особу). Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх  батькам і усиновителям незалежно від віку дитини, крім осіб, позбавлених батьківських прав.

Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, близьким родичам (при підтвердженні родинних стосунків), особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом,  представникові органу опіки  та  піклування  у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб,  які мають  право  на  отримання  такого свідоцтва.

              На  підставі  нотаріально  посвідченої довіреності свідоцтва про  державну  реєстрацію  актів  цивільного  стану можуть повторно видаватися й іншим особам.

У заяві  щодо повторної видачі  свідоцтва  про   державну   реєстрацію   акту   цивільного   стану зазначаються:   прізвище,  власне  ім'я,  по  батькові  та  адреса заявника;  прізвище,  власне ім'я,  по батькові особи,  щодо  якої запитується  свідоцтво;  яке  необхідне  свідоцтво;  коли  і  яким органом  державної  реєстрації  актів  цивільного  стану  складено актовий  запис  цивільного  стану;  мета запиту цього свідоцтва та проставляється особистий підпис заявника.

Якщо витребовується  свідоцтво  про народження,  то додатково зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові батьків.

При витребовуванні  свідоцтва  про  шлюб або розірвання шлюбу зазначаються прізвища, власні імена, по батькові обох з подружжя.

На заяві  щодо  повторної видачі свідоцтва про смерть зазначаються дані  документів,  які  підтверджують  родинні стосунки заявника з померлим або право на спадкування.

Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про народження повторно видаються того самого дня при пред’явленні паспорта та, в разі необхідності, інших документів.

За заявою щодо повторної видачі свідоцтва про народження, яка надійшла поштою, таке свідоцтво надсилається в 15-денний строк до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, про що доводиться до його відома.

Громадяни   України та особи без громадянства,  які проживають в  Україні,  витребовують  документи на  підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство закордонних справ України. Але, якщо договорами про правову допомогу та правові  відносини  у цивільних і сімейних справах  установлений інший порядок витребування цих документів, то діють правила, передбачені відповідним договором.