Порядок

прийому, реєстрації і розгляду запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є управління молоді, спорту та культури Южноукраїнської міської ради , та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання і друк документів в управлінні молоді, спорту та культури Южноукраїнської міської ради

 

І. Загальні положення

1. Цей Порядок прийому, реєстрації і розгляду запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є управління молоді, спорту та культури Южноукраїнської міської ради , та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання і друк документів в управлінні молоді, спорту та культури Южноукраїнської міської ради (далі – Порядок) розроблено відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»,   постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію», з метою врегулювання порядку прийому, реєстрації і розгляду запитів на публічну інформацію (далі - запит) та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання і друк документів в управлінні молоді, спорту та культури Южноукраїнської міської ради ( далі – Управління)та з метою реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

Право на доступ до публічної інформації гарантується максимальним спрощенням процедури подання запиту на отримання публічної інформації.

Дія цього Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері, що регулюються Законом України «Про звернення громадян».

2. Доступ до публічної інформації в Управлінні забезпечується шляхом:

- розміщення публічної інформації на Єдиному  державному  веб-порталі (http://data.gov.ua/) та власних сторінках офіційного сайту  міста  Южноукраїнська (http://yu.mk.ua/);

- розміщення публічної інформації на інформаційних стендах у приміщенні Управління;

-  надання інформації за запитами на інформацію;

- надання доступу до системи обліку публічної інформації, яка містить інформацію про документи, розпорядниками яких є Управління.

3. Терміни, що використовуються в цьому Порядку, уживаються в значеннях, наведених у Законах України «Про доступ до публічної інформації» та «Про інформацію».

II. Порядок прийому, реєстрації, розгляду запитів на інформацію та надання відповідей

1. Безпосередня організація і забезпечення доступу до публічної інформації та організація спеціальних місць для роботи запитувачів з документами чи їх копіями покладається на відповідальну особу з питань доступу до публічної інформації управління молоді, спорту та культури Южноукраїнської міської ради (далі - відповідальна особа).

2. Запити на інформацію, розпорядником якої є Управління, які надійшли поштовим зв’язком, електронною поштою, телефоном, факсимільним зв’язком, приймаються з 08.00 до 17.15 (у п"ятницю з 8.00. до 16.00.), крім вихідних, святкових та неробочих днів.

Отримання запитів на особистому прийомі громадян здійснюється відповідальною особою щодня з 08.00 до 17.15 (у п"ятницю з 8.00. до 16.00.), крім вихідних, святкових та неробочих днів. Запити, які надійшли після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня.

Запити, які надійшли у вихідні, святкові та інші неробочі дні, реєструються  першого робочого дня.

3. Діловодство за запитами здійснюється окремо від інших видів діловодства в Управлінні.

4. Запити, які надійшли на адресу Управління електронною поштою, телефоном, факсимільним зв’язком чи в усній формі, приймаються і реєструються відповідальною особою або посадовою особою Управління. На запиті ставиться відповідний штамп із зазначенням реєстраційного номера, дати реєстрації запиту.  Після реєстрації  запити протягом робочого дня передаються до відповідного підрозділу (віділу, закладу), діяльність якого стосується порушеного в запиті питання, для розгляду та надання відповіді запитувачу.

Відлік строку розгляду запиту починається з дня його реєстрації.

5.  У разі надходження на електронну пошту запитів їх роздруковують та реєструють. Разом із запитом на окремому аркуші роздруковується інформація про запитувача, дата та час відправлення і отримання запиту, реєстраційний номер запиту, час і дата його реєстрації. Зазначена інформація зберігається  у відповідальної особи.  

6. При надходженні запиту телефоном посадова особа Управління та відповідальна особа зобов'язані з'ясувати прізвище, ім’я, по батькові запитувача, контактну адресу (номер факсу, електронної адреси, засоби зв’язку), а також суть запиту. Після з'ясування необхідної інформації заповнюється форма запиту, який реєструється у відповідних журналах.

На вимогу запитувача посадова особа Управління та відповідальна особа зобов'язані повідомити реєстраційний номер його запиту.

7. Відповідь на запит надається в спосіб, обраний запитувачем, протягом п'яти робочих днів з дня надходження та реєстрації запиту. У разі неможливості надання запитуваної інформації в запитуваній формі така інформація надається в тому вигляді, в якому вона зберігається в Управлінні. Реєстрація відповідей на запити громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації.

8. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних,  особа відповідальна за надання  інформації за таким запитом, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку  вона повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. Копія такого листа передається до  відповідальної особи для забезпечення контролю.

Якщо в запиті є прохання про необхідність термінового його опрацювання та надання відповіді в терміни менші, ніж визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації», це прохання має бути обґрунтованим.

9. Відповідь на запит надається за підписом  начальника Управління.

10. У задоволенні запиту на інформацію може бути відмовлено, якщо:

1)  Управління не володіє і не зобов'язане відповідно до своєї компетенції володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог щодо оформлення запиту, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

4) особа, яка подала запит, не оплатила передбачені статтею 21 Закону України «Про доступ до публічної інформації»  фактичні витрати на копіювання та друк.

11. Відмова в задоволенні запиту надається в письмовій формі. Якщо в запиті не зазначено повної адреси запитувача, така відмова надсилається на адресу електронної пошти, зазначену ним у запиті. Відповідь має містити вмотивовану підставу відмови, прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, яка прийняла рішення про відмову в задоволенні запиту і підписала відповідь, реєстраційний номер, дату, підпис, а також порядок оскарження відмови.

12.  Підрозділ чи посадова особа Управління, яка не володіє запитуваною інформацією, але йому відомо, хто нею володіє, зобов'язаний надіслати цей запит відповідному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача.  

13. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформацію» строки в разі настання обставин непереборної сили. У рішенні про відстрочку в задоволенні такого запиту має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту; дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений; строк, у який буде задоволено запит; підпис.

14. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є відкритою інформацією, надається лише відкрита інформація.

15. Після підписання відповіді запитувачу посадова особа, яка визначена виконавцем запиту,  підписує її в начальника Управління та разом з копією відповіді запитувачу передає  відповідальній особі.

16. У разі необхідності надання відповіді на запит електронною поштою посадова особа, визначена виконавцем, готує паперовий варіант відповіді, підписує його  в начальника Управління та разом з копією зареєстрованої відповіді передає відповідальній особі електронний варіант відповіді для відправлення запитувачу електронною поштою.

Відповідальна особа після відправлення електронною поштою відповіді запитувачу роздруковує звіт про відправлення, в якому повинна міститися інформація про відправника відповіді (зазначення адреси електронної пошти), адресата (електронна пошта), дату та час відправки, зміст документа, посаду, звання, прізвище, ім’я, по батькові, підпис  відповідальної особи, указують дату та час відправки.

17. Усі матеріали листування за запитами підшиваються до окремих номенклатурних справ.

III. Порядок відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання та друк документів

1. При отриманні для виконання запиту виконавець аналізує інформацію, яку необхідно надати запитувачу, після чого, якщо виконання запиту передбачає надання копій відповідних документів, здійснює підрахунок аркушів документа, які необхідно копіювати або друкувати.

2. Інформація на запит надається безкоштовно. Проте в разі якщо задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом понад 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання або друк.

3. При вирахуванні витрат за виготовлення однієї сторінки береться за основу розмір мінімальної заробітної плати, який діє на дату копіювання та друку документів.

4. Якщо запит підлягає задоволенню і для його виконання необхідно виготовлення копій або друк документів обсягом більше ніж 10 сторінок, виконавцями проводяться такі заходи:

1) починаючи з одинадцятої сторінки, підраховується кількість аркушів кожного документа відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію». За перші 10 сторінок плата не стягується;

2) після розрахунку витрат отримана сума зазначається у квитанції встановленого зразка з визначеними банківськими реквізитами;

3) не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту запитувач інформується в письмовій формі або телефоном, електронною поштою про необхідність відшкодування витрат;

4) разом з інформацією про відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів запитувачу надсилається квитанція на оплату послуг, відповідно до якої утримувачем платежу є Управління.

5. При надходженні квитанції про сплату послуг запитувачу надсилається інформація протягом трьох робочих днів.

6. У разі несплати фактичних витрат на копіювання та друк запитувачу у двадцятиденний строк з дня отримання запиту надсилається інформація про відмову в задоволенні запиту на підставі частини третьої статті 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

7. При наданні запитувачу інформації про нього та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

IV. Контроль за станом розгляду запитів

1. Контроль за строками розгляду запитів здійснюється   відповідальною особою.

2. Контроль за своєчасністю та повнотою надання відповіді запитувачу покладається на  начальника Управління.