Порядок видачі повторних документів на підставі актових записів, що зберігаються в інших відділах ДРАЦС та переданих на зберігання до Державних архівів

ДРАЦС 11.12.2025 Версія для друку

Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також видача витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян здійснюються відділами державної реєстрації актів цивільного стану при підтвердженні права особи на отримання даних документів та, в окремих випадках, родинних відносин між заявником та особою, щодо якої складено актовий запис цивільного стану.

Заява про, повторну видачу свідоцтва та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян формується та реєструється, за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Якщо оригінал свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, повторна видача свідоцтва здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії.

Повторна видача свідоцтв та витягів про державну реєстрацію актів цивільного стану у такому випадку здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану після безпосередньої перевірки відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану або на підставі підтвердження про це відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану.

Реєстратор видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану та витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України або якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором Реєстру або на нього накладено кваліфікований електронний підпис посадової особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

На підставі заяви щодо повторної видачі свідоцтва або витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян проводиться перевірка наявності актового запису цивільного стану за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

На підставі актового запису, складеного в електронному вигляді, реєстратор повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану після отримання від відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним актового запису цивільного стану.

У тих випадках, коли актовий запис цивільного стану або метричний запис передано на зберігання до відповідного Державного архіву, відділ державної реєстрації актів цивільного стану витребовує з архіву архівну копію цього запису та архівну довідку, на підставі яких повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Запит щодо витребування архівної копії, архівної довідки та запрошення заявника для отримання свідоцтва або видача документа здійснюються не пізніше наступного робочого дня з дня отримання заяви щодо повторної видачі цього документа та відповідно надходження архівної копії, архівної довідки.

У випадку, коли відомості актового запису цивільного стану, паперовий носій якого передано на зберігання до відповідного Державного архіву, внесено до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, відділ державної реєстрації актів цивільного стану здійснює повторну видачу свідоцтва за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян після витребування з державного архіву копії цього запису та архівної довідки і перевірки відомостей Державного реєстру актів цивільного стану громадян даним паперового носія.

У разі виявлення невідповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, отримані архівна копія такого запису, архівна довідка разом із копією заяви надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким було внесено відомості актового запису до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, для внесення відповідних змін.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який отримав такі документи, не пізніше наступного робочого дня з дня їх отримання вносить зміни до відомостей Державного реєстру актів цивільного стану громадян та направляє підтвердження відділу, від якого надійшли документи для запрошення заявника та повторної видачі свідоцтва.

Читайте також