Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав

ДРАЦС 21.01.2026 Версія для друку

Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 3177/5 від 20.11.2025.

Порядок, зокрема, встановлює умови, підстави та процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі — проставлення апостиля), а також права та обов’язки суб’єктів, що є учасниками зазначеної процедури, у тому числі з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративну процедуру».

Проставлення апостиля здійснюється в межах повноважень, наданих Міністерству юстиції України постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» та за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі — Реєстр).

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 3 робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля.

За проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених наказом Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля», зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 року за № 1197/8518. Станом на 01.01.2026 р. ця плата для фізичних осіб становить 670,00 грн (0,2 прожиткових мінімуми для працездатних осіб), а для юридичних – 1160, 00 грн (0,35 прожиткових мінімуми для працездатних осіб)

У разі відмови у проставленні апостиля плата не повертається.

Для проставлення апостиля на наявному у заявника в паперовій формі офіційному документі, призначеному для використання на території іншої держави (далі — офіційний документ), подається заява про проставлення апостиля в усній формі шляхом його особистого звернення до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України (далі — відділ) або нотаріуса, а у разі коли таким документом є документ, виданий архівною установою (далі — архівний документ),— до Державної архівної служби України.

У разі перебування заявника за кордоном, проставлення апостиля на наявному у такого заявника в паперовій формі офіційному документі може здійснюватися за його зверненням, надісланим поштовим відправленням до будь-якого відділу, а у разі коли таким документом є архівний документ — до Державної архівної служби України.

Для проставлення апостиля на наявному у заявника електронному офіційному документі, заява про проставлення апостиля в електронній формі подається заявником до Міністерства юстиції України.

У разі відсутності у заявника офіційного документа в паперовій формі, такий заявник може звернутися за його витребуванням (отриманням) відповідно до законодавства та проставлення на ньому апостиля.

Якщо таким документом є документ про державну реєстрацію актів цивільного стану, заявник звертається до будь-якого відділу. Якщо таким документом є архівний документ, заявник звертається до Державної архівної служби України. Якщо таким документом є виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — Єдиний державний реєстр), заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України.

Під час подання заяви про проставлення апостиля шляхом особистого звернення заявника з метою встановлення його особи пред’являється документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». У разі коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, що посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства.

У разі проставлення апостиля на офіційному документі в паперовій формі, посадовою особою відділу, Державної архівної служби України чи нотаріусом формується та реєструється заява про проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру в день особистого звернення заявника або не пізніше наступного робочого дня з дня отримання звернення поштовим відправленням з обов’язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853).

У разі проставлення апостиля на електронному офіційному документі заява про проставлення апостиля формується заявником з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі — Портал Дія) з обов’язковим зазначенням відомостей, визначених Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 липня 2024 року № 853) та передається до Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта» для реєстрації програмними засобами Реєстру.

Формування заяви про проставлення апостиля за зверненням, надісланим поштовим відправленням здійснюється на підставі відомостей, зазначених у відповідному зверненні, запиті на отримання виписки з Єдиного державного реєстру без підписання її заявником.

Заява про проставлення апостиля, що подається в електронній формі, має бути оформлена відповідно до вимог законодавства у сфері електронних документів та електронного документообігу, а також у сфері електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Для проставлення апостиля заявник подає оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку (для офіційних документів в паперовій формі), та платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля, оформлену відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 29 липня 2022 року № 163.

Платіжна інструкція про оплату послуги з проставлення апостиля заявником не подається у випадку оплати послуг з використанням засобів Порталу Дія або іншої інформаційно-комунікаційної системи за допомогою інтегрованих платіжних систем, а також у разі звільнення особи, якої безпосередньо стосується офіційний документ, від сплати послуги з проставлення апостиля.

На підтвердження права на звільнення особи, якої безпосередньо стосується офіційний документ, від сплати послуги з проставлення апостиля, заявником у разі його особистого звернення за проставленням апостиля пред’являється документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого посадовою особою відділу, Державної архівної служби України чи нотаріусом, а у випадку, передбаченому абзацом четвертим пункту 2 цього розділу,— посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України виготовляється копія, що долучається до поданої заяви про проставлення апостиля.

У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі Портал Дія у разі технічної можливості повинен забезпечувати перевірку наявності у особи, якої безпосередньо стосується офіційний документ, права на звільнення від сплати послуги з проставлення апостиля з використанням відомостей відповідних інформаційних систем, в яких обліковуються (реєструються) такі відомості, а в разі відсутності такої можливості — додавання сканованої копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, з накладенням кваліфікованого електронного підпису заявника.

Якщо звернення заявника надіслане поштовим відправленням, до нього має долучатися копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчена в установленому порядку.

Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду офіційних документів (документи, що видаються органами юстиції; документи, що видаються судами; документи, що видаються державними архівними установами; документи, що оформляються нотаріусами України).

Кількість офіційних документів у паперовій формі одного виду, поданих однією заявою про проставлення апостиля, не обмежується. У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих офіційних документів у паперовій формі, поданих для проставлення апостиля.

Для проставлення апостиля на електронному офіційному документі в межах однієї заяви про проставлення апостиля може бути подано лише один такий офіційний документ.

Під час формування заяви про проставлення апостиля відповідною посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом виготовляються скановані копії офіційних документів в паперовій формі, які долучаються до відповідної заяви.

За результатом реєстрації заяви про проставлення апостиля, що була подана в усній формі шляхом особистого звернення заявника, такому заявнику посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом надається реєстровий номер заяви про проставлення апостиля для перевірки на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України стану розгляду поданих документів. У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі, реєстровий номер відповідної заяви надається заявнику з використанням засобів Порталу Дія, що передається з Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта».

За результатом розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні у випадках, передбачених Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534.

У разі відмови у проставленні апостиля у зв’язку з тим, що офіційний документ викликає підозру у його підробці, Міністерство юстиції України повідомляє про це правоохоронні органи для проведення перевірки таких відомостей та вжиття в межах їх компетенції заходів реагування відповідно до закону шляхом надсилання відповідного листа не пізніше ніж через 2 робочих дні з дня відмови у проставленні апостиля.

Проставлення апостиля здійснюється щодо кожного окремого офіційного документа за допомогою програмних засобів Реєстру.

Посадовою особою Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів Реєстру проставлений апостиль або повідомлення про відмову у проставленні апостиля передаються до відповідного відділу, Державної архівної служби України, нотаріуса, якими здійснювалося формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля для подальшої видачі офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику.

Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, в паперовій формі посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття відповідного рішення інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.

У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі, результат розгляду відповідної заяви надається заявнику з використанням засобів Порталу Дія, що передається з Реєстру у порядку електронної інформаційної взаємодії засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів «Трембіта».

Офіційний документ в паперовій формі і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша з апостилем, та засвідчуються підписом відповідної посадової особи відділу, Державної архівної служби України, нотаріуса і печаткою за відповідним зразком.

У разі відмови у проставленні апостиля посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус візуалізує повідомлення про відмову у проставленні апостиля на окремому аркуші.

Офіційний документ в паперовій формі з проставленим апостилем, офіційний документ в паперовій формі та повідомлення про відмову у проставленні апостиля видаються заявнику чи його представнику посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом або у випадку, перебування заявника за кордоном, надсилаються поштовим відправленням.

Читайте також