10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;

Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» .

Проставлення апостиля

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року  № 237/803/151/5, та Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1420/27865.

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:

- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (зокрема, судові рішення опрацьовуються через бек-офіс «Нотаріат»);

- розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);

- проставлення апостиля, відмова у його проставленні (Міністерство юстиції України);

- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України, нотаріус).

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк  до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.

Перелік документів та особи, які їх можуть подати

До бек-офісу «ДРАЦС» направляються свідоцтва нового зразка та витяги з ДРАЦСГ, видані відділами ДРАЦС, а не сільськими радами, не ламіновані. Звертайте увагу на розшифровку підпису на свідоцтвах, а саме на свідоцтвах вказується ініціали та прізвище (наприклад Н.М.Нагорна).

 Оскільки витяги підписуються спеціалістом та керівником, засвідчується підпис саме керівника. Якщо витяг видано на декількох аркушах, він зшивається та засвідчується печаткою та підписом саме керівника.

Допускається підписання повторно виданих свідоцтв спеціалістами відділу, а не тільки керівником.

Разом з тим первинні свідоцтва про шлюб, які видано в рамках пілоту «Шлюб за добу», можуть також підписуватися і спеціалістом, якщо актовий запис підписано одноособово цим спеціалістом в якості керівника. Якщо актовий запис підписано керівником і спеціалістом-свідоцтво також підписується керівником.

До бек-офісу «Нотаріат» направляються:

- всі нотаріальні документи (в переважній більшості це заяви про сімейний стан, заява-дозвіл батька на виїзд дитини, іноді заява щодо не перебування в зоні АТО, довіреності, авідефіт і т.д.);

- нотаріально засвідчені документи (копії свідоцтв, які видані відділами ЗАГС будь-якої країни колишнього СРСР - виключно до 24 серпня 1991 року; копії довідок про реєстрацію місця проживання, копії довідок ПФУ, копії довідок податкової служби, копії посвідчення водія, копія паспорта, копія трудової книжки, копія статуту будь-якої організації; копія договору купівлі-продажу і т.д.)- апостилем засвідчується підпис нотаріуса;

Для проставлення апостиля на копії фінансового звіту нотаріусом має бути оформлено його  як афідевіт з додатками..

- документи на подвійний апостиль – це будь-який документ, виданий в Україні, на оригіналі якого вже поставлено апостиль, його переклад, нотаріально засвідчений, документ зшитий та засвідчений нотаріусом (в тому числі довідки про несудимість, якщо на оригіналі поставлено апостиль МЗС) - апостилем засвідчується підпис нотаріуса;

- рішення суду про розірвання шлюбу, про позбавлення батьківських прав, виклик до суду, ухвала про вручення документу і т.д., - апостилем засвідчується підпис судді;

Увага! Ухвала суду на виправлення помилки в рішенні суду працівником суду пришивається до рішення, засвідчується підписом та печаткою і направляється як один документ, тобто «Ухвала на виправлення помилки в рішенні суду про розірвання шлюбу».

До Міністерства закордонних справ направляються довідки про несудимість, архівні довідки державного архіву, довідки про реєстрацію місця проживання, картки медичного огляду і т.д.; до Міністерства освіти та науки – дипломи, атестати, додатки до них, довідки з місця навчання, тобто всі документи, пов’язані з освітою. Нотаріально засвідчені переклади вище зазначених документів направляються до бек-офісу «Нотаріат» за умови проставлення апостиля на оригіналі документу МЗС або МОН, тобто на подвійний апостиль.

- виписки з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України, нотаріуса, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Плата за надання послуги з проставлення апостиля

Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 встановлено плату за надання послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Плата за проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану громадянами, які проживають за кордоном

Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках - кореспондентах ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України” в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України».

Обов’язковою умовою при цьому є зазначення у заяві на переказ коштів в полі «Призначення платежу» відмітки – “За послуги з проставлення апостиля”.

Після отримання підтверджуючих документів Державного казначейства України та у разі відповідності сплачених коштів розміру плати, встановленому наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5, Управлінням державної реєстрації актів цивільного стану проставляється апостиль на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України                             

Банківські реквізити для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України та перелік банків-кореспондентів (перевірити актуальність банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можна на офіційному веб-сайті Державної казначейської служби України у рубриці «Реквізити валютних рахунків») .