У 1961 році в Гаазі (Нідерланди) була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 80 країн (Австрія, Великобританія, Італія, Іспанія, Греція, Португалія, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення.

Першим є консульська легалізація офіційних документів країн, що не приєдналися до зазначеної Конвенції.

Порядок консульської легалізації встановлений Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 та зареєстрованим в Мін’юсті 26.06.2002 за № 535/6823 (зі змінами).

Метою консульської легалізації є забезпечення гарантії органам держави, де документ буде використовуватися, в тому, що документ є дійсним і оформлений відповідним чином.

Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;

юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Департамент консульської служби МЗС України приймає на консульську легалізацію:

- оригінали дипломів про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписок із залікових відомостей, дипломів Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис "Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України";

- архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України»;

- оригінали: свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану;

- інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Наприклад, документи, які були видані органами державної реєстрації актів цивільного стану на території України після 1991 року і надалі використовуватимуться за кордоном, легалізуються у Міністерстві закордонних справ України в оригіналі після засвідчення у відділах державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України.

Документи видані на території СРСР, тобто до 1991 року, подаються в нотаріально засвідчених копіях до Міністерства юстиції України для підготовки до консульської легалізації, після чого вони легалізуються у Міністерстві закордонних справ України.

Кінцевим етапом буде консульська легалізація документа у посольстві або консульстві тієї держави, де документ має бути представлений. Тобто, якщо громадянин виїжджає на постійне місце проживання до Об’єднаних Арабських Еміратів, то останньою печаткою на документі має бути печатка посольства цієї держави в Україні.

Слід зазначити, що консульській легалізації підлягають лише ті офіційні документи, що видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування.

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

При цьому слід зазначити, що процедура проведення консульської легалізації багатоступенева, досить складна і вимагає значних затрат.

Така процедура легалізації документа є недосконалою:

документ, який пройшов таку складну процедуру оформлення, є дійсним лише для тієї держави, консульською службою якої він був оформлений.

Другим способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Апостиль на документах, виданих органами юстиції, у т.ч. й нотаріальних, а також судових рішеннях можна проставити, звернувшись до будь якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану.