Посадова iнструкцiя - це первинний кадровий документ, який має юридичну силу та сприяє правовому захисту на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.

Найменування роботи (професiї або посади), яке зазначено в посадовiй iнструкцiї працiвника, має вiдповiдати штатному розписовi, наказу (розпорядженню) про прийняття на роботу та розроблятися на основi Нацiонального класифiкатора професiй, затвердженого наказом Дєржспоживстандарту України вiд 28.07.2010 р. N 327 (далi - Класифiкатор професiй), з урахуванням Довiдника квалiфiкацiйних характеристик професiй працiвникiв, затвердженого наказом Мiнпрацi України вiд 29.12.2004 р. N 336 (далi - Довiдник).

Посадовi iнструкцiї затверджуються наказом (розпорядженням) керiвника або уповноваженого ним органу та обов'язково має бути доведена до вiдома працiвника пiд пiдпис. Посадовi iнструкцiї складаються у двох примiрниках, один з яких зберiгається у вiддiлi кадрiв, а другий - у керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв. Працiвниковi видається пiд пiдпис копiя посадової iнструкцiї. Ознайомлення працiвника з посадовою iнструкцiєю пiд пiдпис надає можливiсть уникнути спору про змiст трудових функцiй працiвника, а також у зв’язку з порушенням працiвником трудових обов’язкiв.

Посадова (робоча) iнструкцiя складається на посаду (професiю), передбачену в штатному розписi, а не на конкретну особу, яка буде обiймати цю посаду. Тому достатньо буде однiєї посадової iнструкцiї конкретної професiї для двох i бiльше працiвникiв.

Пiд час складання посадових iнструкцiй слiд використовувати:

- Класифiкатор професiй, який є основним документом для визначення професiйних назв посад, професiй пiд час складання штатних розписiв;

- вiдповiднi квалiфiкацiйнi характеристики професiй працiвникiв згiдно з Довiдником, котрий є основним та обов’язковим нормативним документом для визначення змiсту професiї i пiдставою для розроблення посадових iнструкцiй працiвникiв;

- локальнi нормативнi документи пiдприємства, установи, органiзацiї (статут; колективний договiр; правила внутрiшнього трудового розпорядку).

Посадовi iнструкцiї рекомендовано складати iз таких роздiлiв:

1. Загальнi положення. (У цьому роздiлi мiстяться основнi данi про найменування посади, сферу дiяльностi працiвника, найменування пiдроздiлу, в якому працює працiвник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язкiв, безпосередню пiдпорядкованiсть, квалiфiкацiйнi вимоги до працiвника (рiвень освiтньої пiдготовки, рiвень квалiфiкацiї, фах, потрiбний стаж роботи за фахом, iншi вимоги), наявнiсть пiдлеглих, перелiк основних законодавчих актiв, iнших нормативних актiв, якими керується в роботi працiвник, порядок замiщення iнших працiвникiв на перiод їхньої тимчасової вiдсутностi (вiдпустка, хвороба, iншi поважнi причини), а також хто замiщує його);

2. Завдання та обов’язки. (Цей роздiл характеризує змiст дiяльностi працiвника, визначає самостiйну дiлянку роботи вiдповiдно до положення про пiдроздiл, яка може визначатися видiленням групи питань з вiдповiдних напрямiв або закрiпленням за працiвником конкретних об’єктiв управлiння, або як конкретнi самостiйнi питання. У цьому роздiлi визначається перелiк видiв робiт, з яких складаються функцiї, що виконуються. Пiд час установлення видiв робiт слiд визначати їх за органiзацiйно-юридичними ознаками. Завдання та обов’язки працiвника мають вiдповiдати завданням та функцiям пiдроздiлу та вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади);

3. Права. (Роздiл визначає i наводить делегованi працiвниковi повноваження, за допомогою яких вiн має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов'язкiв. До таких прав належать, наприклад, право вносити пропозицiї з певних питань, ухвалювати певнi рiшення, узгоджувати проекти документiв, брати участь у нарадах, отримувати потрiбну для виконання своїх завдань iнформацiю вiд вiдповiдних пiдроздiлiв тощо);

4. Вiдповiдальнiсть. (У роздiлi мiстяться показники оцiнки роботи працiвника та межi його особистої вiдповiдальностi за результатами дiяльностi та виконання робiт. Показниками оцiнки роботи є якiсть i своєчаснiсть виконання посадових завдань та обов’язкiв. Наприклад, зазначається просте, що працiвник несе вiдповiдальнiсть за невиконання або неналежне виконання посадових функцiй (завдань та обов’язкiв), порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку, спричинення матерiальних збиткiв тощо);

5. Повинен знати. (Роздiл мiстить вимоги до спецiальних знань, умiнь, майстерностi працiвникiв вiдповiдно до реальних умов їхньої дiяльностi, особливостей устаткування, iнструментiв, матерiалiв тощо, достатнiх для якiсного виконання покладених на них завдань та обов'язкiв, а також знань нормативно-правових актiв i нормативних документiв, потрiбних для якiсного виконання посадових функцій).

Наявнiсть посадової iнструкцiї є бажаною не тiльки для працiвника, а й для власника або уповноваженого ним органу, особливо якщо трудовий договiр мiж сторонами трудового договору не укладався в письмовiй формi, а вiдповiдно i вiдсутнє письмове закрiплення прав, обов’язкiв працiвника, визначенню його трудової функцiї тощо.

Вiдсутнiсть посадових iнструкцiй на посади, що передбачаються в штатному розписі - є порушенням вимог законодавства про працю, за яке власник або уповноважений ним орган несе вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством.