Витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану з компетентних органів іноземних держав

Реєстраційна служба 12.05.2017 Версія для друку

Одним із завдань держави у міжнародних відносинах є захист прав та інтересів громадян України за кордоном. Для забезпечення цих прав необхідно створити певні гарантії, особливо в галузі сімейних відносин. Для створення цих гарантій між державами приймаються міжнародні договори про правову допомогу, різноманітні за формою та назвою (договір, угода, конвенція, протокол).

Всі відносини між Україною та іншими державами здійснюються відповідно до статті 9 Конституції України, в якій зазначено, що чинні міжнародні договори є частиною національного законодавства України.

Мета цих договорів - забезпечення взаємного визнання та дотримання особистих та майнових прав громадян однієї держави на території іншої.

Зносини України з державами – учасницями СНД провадяться відповідно до Конвенції про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах, яка підписана в м. Мінську 22.01.1993.

10 листопада 1994 року Верховною Радою України ратифіковано Конвенцію про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року, яка набула чинності для України 14 квітня 1995 року і застосовується у відносинах України з Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією і Туркменістаном.

29 березня 1997 року держави – учасниці домовились внести зміни та доповнення до Конвенції про правову допомогу та правові відносини, в зв’язку з чим в м. Москві було підписано Протокол до Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року.

Зазначений Протокол було ратифіковано Законом України „Про ратифікацію Протоколу до Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року” і набув чинності для України 03.03.1998 року.

Зокрема, ст. 5 та ст. 14 Протоколу спрощують порядок зносин та пересилку документів про громадянський стан та інших документів.

Відповідно до частини 1 статті 14 Конвенції в редакції Протоколу Договірні Сторони зобов’язуються пересилати одна одній на прохання без перекладу та безкоштовно свідоцтва та довідки про реєстрацію актів цивільного стану – безпосередньо через органи реєстрації актів цивільного стану Договірних сторін з повідомленням громадян про пересилку документів.

Договірними Сторонами Протоколу є: Україна, Республіка Білорусь, Республіка Казахстан, Республіка Молдова, Республіка Таджикистан, Республіка Вірменія, Російська Федерація.

До Протоколу не приєдналися: Республіка Узбекистан, Киргизька Республіка, Азербайджанська Республіка, Грузія, Туркменістан

При зносинах з Грузією діє і Конвенція і двосторонній Договір між Україною та Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах, підписаний в м.Тбілісі 09.01.1995 року.

Відповідно до п. 2 ст. 17 Договору прохання та анкети громадян однієї Договірної Сторони про висилку свідоцтв та довідок про державну реєстрацію актів цивільного стану можна пересилати безпосередньо відповідному органу державної реєстрації актів цивільного стану другої Договірної Сторони. Ці документи заявник отримує при посередництві тієї Сторони, орган якої видав ці документи. Такі документи пересилаються без перекладу та безоплатно.

При зносинах з Республікою Молдова також діє Договір між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах, підписаної 13 грудня 1993р. в м. Києві та Конвенція і Протокол до неї.

Україна не визнає правосуб'єктності самопроголошеної Придністровської Молдавської Республіки та органів влади регіону. Загально визначеним суб'єктом міжнародного права є Республіка Молдова, складовою частиною якої є Придністровський регіон.

Виконання міжнародних договорів з витребування документів з органів ЗАГС іноземних держав

З часу проголошення України незалежною державою, нею були укладені договори з рядом іноземних держав.

У разі надання правової допомоги при витребуванні документів від компетентних органів іноземних держав, обов’язкове дотримання вимог міжнародних договорів.

Порядок укладення, виконання і денонсації (способу правомірного припинення чинності) міжнародних договорів України з метою належного забезпечення національних інтересів, здійснення цілей завдань та принципів зовнішньої політики України, закріплених в Конституції України, визначено в Законі України „Про міжнародні договори України” від 22.12.1993 року № 767-ХП”.

Відповідно до Закону України «Про правонаступництво України» від 12.09.1991 року та положень Віденської конвенції про правонаступництво держав щодо договорів 1978 року Україною в порядку правонаступництва застосовуються міжнародні договори колишнього СРСР при витребуванні документів з ряду країн.

Особливості виконання прохань компетентними органами ЗАГС Російської Федерації, Республіки Молдови Республіки Казахстан та Республіки Узбекистан з видачі повторних документів та проставлення апостиля

Відповідно до п. 1 ст. 8 Конвенції про правову допомогу та правові відносини по цивільним, сімейним та кримінальним справам від 22.01.1993 року, при виконанні прохання про надання правової допомоги запитувана сторона застосовує законодавство своєї країни.

Так, ст. 9 Федерального закону РФ від 15.11.1997 № 143-ФЗ «Про акти громадянського стану» встановлено, що повторні документи про реєстрацію актів цивільного стану видаються:

особі, щодо якої складено актовий запис;
родичам померлого або іншій зацікавленій особі, якщо особа, щодо якої складено актовий запис, померла ( з дорученням копії свідоцтва про смерть та копій документів для підтвердження родинних стосунків);
батькам (особам, що їх заміняють), представникам органу опіки та піклування, якщо особа, щодо якої складено актовий запис про народження, не досягла повноліття;
опікунам недієздатних осіб;
іншій особі за нотаріально посвідченою довіреністю

Перші примірники актових записів про державну реєстрацію актів цивільного стану, які складено за кордоном, а саме Пунктами РАГС при управліннях комендантів гарнізонів радянських військ або консульськими установами міст ГДР, Австрії і т.д. до 1979 року зберігаються в Головному управлінні ЗАГС Московської області (127051 м. Москва Середній Каретний переулок, 7, будівля 1), а починаючи з 1979 року в Архівно-інформаційному відділі Головного управління ЗАГС Московської області (101990, м.Москва, пров. Малий Харитонівський,10).

Відповідно до ст.8 Закону Республіки Молдова від 26.04.2001 №100-ХV про акти громадянського стану повторні свідоцтва видаються:

особі, щодо якої складено актовий запис;
членам сім’ї, родичам померлого та іншим особам, які мають на це право, якщо особа, щодо якої складено актовий запис, померла;
батькам, опікунам, представникам органу опіки та піклування, якщо особа, щодо якої складено актовий запис не досягла повноліття;
особі за нотаріально засвідченій довіреності від особи, яка має право на отримання повторного свідоцтва.

В інших випадках видаються довідки, наприклад, батькам щодо повнолітніх дітей.

Відповідно до ст.178 Кодексу Республіки Казахстан «Про шлюб та сім’ю» від 26.12.2011 року повторні свідоцтва видаються особам, щодо яких складено актовий запис або іншій особі по нотаріально посвідченій довіреності.

Відповідно до пункту 167 «Інструкції з діловодства в органах ЗАГС Республіки Узбекистан», затвердженої наказом Міністра юстиції Республіки Узбекистан від 31.12.2013 № 400-мх (реєстраційний номер 2547) повторні свідоцтва та копії актових записів про народження видаються самій особі, законним представникам неповнолітніх осіб або іншим особам на підставі нотаріально посвідченої довіреності. В разі неможливості видачі свідоцтва відділи ЗАГС Республіки Узбекистан направляють довідки про народження.

Відповідно до підпункту 5 пункту 1 статті 333.18 Податкового кодексу РФ (частина друга) від 05.08.2000 № 117-ФЗ державне мито за проставлення штампа «апостиль» платиться до проставлення апостиля і складає 2 500 карбованців за один документ. Держмито сплачується у відділеннях Ощадбанку РФ на території України.

Якщо в проханні зазначається про проставлення апостиля, але квитанція про сплату держмита відсутня, відділ ЗАГС РФ направляє роз’яснення та реквізити квитанції для її оплати. Відповідно до пункту 49 Методичних рекомендацій про організацію роботи з виконання міжнародних зобов’язань РФ у сфері правової допомоги, затверджених наказом Міністерства юстиції РФ від 24.12.2007 № 249, якщо заявник протягом 3-х місяців не надає відділу ЗАГС квитанцію, документ направляється без проставлення на ньому апостиля.

Відповідно Єдиних правил про порядок та умови проставлення апостиля на офіційних документах, виданих державними органами, а також нотаріусами Республіки Казахстан № 67 від 04.06.2011 року, затверджених наказом Міністерства юстиції Республіки Казахстан, проставлення апостиля передбачає оплату державного мита.

Відповідно до п.18 Положення про порядок проставлення апостиля, затвердженого постановою Кабінету Міністрів Республіки Узбекистан від 17.11.2012 № 307, для проставлення апостиля надається заява, копія документу паспорту, офіційний документ, який буде використовуватися на території іноземної держави та документ про сплату держмита за проставлення апостиля. В пункті 7 даного Положення вказано, що заявником може бути будь-яка особа.

Таким чином для проставлення спеціального штампу-апостиль на документах необхідно надати вищезазначені документи, при цьому особисто або через представника звернутися до Міністерства юстиції Республіки Узбекистан.

Надання платної послуги за складання прохань та анкет з витребування документів

Відповідно до п.3 ст.20 Закону України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану” відділи можуть надавати платні послуги, перелік яких затверджений Кабінетом Міністрів України.

Постановою Кабміну від 22 грудня 2010 року № 1168 затверджено Перелік платних послуг, серед яких це надання правової допомоги, що включає складання анкети та прохання у вирішенні питання щодо повторної видачі свідоцтв та довідок про державну реєстрацію актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав (пункт 4).

Вартість даної послуги складає 212,70 грн. за один запит відповідно до пункту 3 Розміру плати за платні послуги, які можуть надаватися відділами ДРАЦС Миколаївської області, затвердженого наказом Головного територіального управління юстиції у Миколаївській області від 04.04.2017 № 172/04 та зареєстрованого в Головному територіальному управлінні юстиції у Миколаївській області від 07.04.2017 року за № 133/2714.

Дану платну послугу з витребування документів про державну реєстрацію в разі потреби громадяни можуть отримати у будь-якому відділі ДРАЦС.

Читайте також